PROTOCOLO AUDIENCIAS
1. CONDICIONES GENERALES
Este protocolo proporciona al conciliador una guía sobre las acciones a seguir tanto antes de comenzar la audiencia de conciliación como durante su desarrollo. Además, funciona como una herramienta metodológica para los conciliadores y usuarios del Centro de Conciliación Corprojusticia, estableciendo las etapas y procedimientos que deben llevarse a cabo en una audiencia de conciliación.
El fundamento jurídico del protocolo para la audiencia de conciliación: LEY 2220 DE 2022.
2. CITACIONES PARA AUDIENCIA VIRTUAL Y PRESENCIAL
El conciliador tiene la responsabilidad de citar a las partes utilizando el medio más efectivo, siendo el correo electrónico la opción prioritaria. Para ello, el convocante en el trámite de conciliación debe proporcionar las direcciones electrónicas de todas las partes involucradas. Si no dispone de esta información, la citación se enviará a las direcciones indicadas en el certificado de existencia y representación legal correspondiente, en caso de tratarse de una sociedad. Adicionalmente, el Centro de Conciliación, a través de sus conciliadores, podrá enviar citaciones a las direcciones físicas incluidas en la solicitud de conciliación, según su criterio o cuando no se cuente con correos electrónicos de las partes.
En la citación, el conciliador deberá especificar la fecha, hora y el medio en el que se llevará a cabo la audiencia. Si esta se realiza de manera virtual, antes de su desarrollo se enviarán a las partes las instrucciones de conexión, junto con recomendaciones para una conexión alámbrica que garantice estabilidad en la red. Asimismo, se solicitará a las partes que remitan previamente los documentos de identidad de los representantes legales y, en caso de contar con apoderados, los poderes y documentos de identificación correspondientes.
3. AUDIENCIA VIRTUAL
3.1. Herramienta utilizada
Para llevar a cabo las audiencias de conciliación de manera virtual, se utilizará la plataforma ZOOM, la cual permite a las partes conectarse desde cualquier ubicación con acceso a internet. Esta herramienta facilita la participación remota en la diligencia, asegurando la interacción entre los intervinientes.
Para formar parte de la audiencia, los participantes deben disponer de una conexión a internet estable, así como de un computador, tableta o teléfono móvil con audio y video que les permita visualizar y participar activamente en la diligencia.
3.2. Ingreso a la sala virtual y registro
Las partes y apoderados interesados en participar en la audiencia deberán contar con correo electrónico y/o como alternativa la aplicación de WhatsApp, allí será enviado enlace para acceder a la audiencia, de tal manera que, haciendo clic en dicho enlace se pueda acceder a la audiencia virtual. En la invitación por correo electrónico, debe dar clic sobre el enlace para unirse a la reunión y tendrá dos opciones para unirse: “1. Descargar la aplicación en su dispositivo. 2. Abrir la aplicación de ZOOM: si ya tiene la aplicación ZOOM, vaya directamente a la reunión ingresando el ID de la reunión”. Posteriormente, deberá introducir su nombre, dar permisos de acceso en la configuración de audio y vídeo y dar clic en la opción “Aceptar”.
Al ingresar a la sala virtual con 10 minutos de antelación a la hora fijada, tanto las partes convocantes como los convocados deberán presentar al conciliador los documentos que los identifican y que acreditan su calidad de intervinientes en la audiencia. Entre estos documentos se incluyen las cédulas de ciudadanía o pasaportes, tarjetas profesionales de abogado, certificados de existencia y representación legal, así como poderes especiales o generales, según corresponda en cada caso.
Para el inicio de la sesión, se otorgará un tiempo de espera de 15 minutos para que todas las partes se conecten. Si transcurrido este plazo alguna de las partes no ha ingresado, será decisión del conciliador si extiende el tiempo de espera o si programa una nueva audiencia en una fecha posterior.
3.2.3. Asistentes
La audiencia de conciliación se desarrolla bajo estricta confidencialidad, por lo que únicamente pueden participar las partes involucradas, tanto el convocante como el convocado. Estos podrán estar acompañados por sus apoderados y por aquellas personas que el conciliador haya autorizado a asistir.
4. AUDIENCIA PRESENCIAL
4.1. Ingreso a la sala y registro
- Las audiencias comenzarán a la hora fijada, se recomienda llegar con al menos 15 minutos de antelación a la hora de la audiencia.
- Al llegar, las partes deberán anunciarse en la secretaria del Centro de Conciliación, indicando la calidad con que asisten (convocante, convocado, apoderado).
- Las partes deberán asistir personalmente a la audiencia y podrán hacerlo acompañadas de apoderado. En aquellos eventos en los que el domicilio de la parte no esté en el municipio del lugar donde se vaya a celebrar la audiencia o se encuentre por fuera del territorio nacional, podrá ser representada por un apoderado quien deberá acreditar su calidad en la audiencia.
- Al ingresar a la sala, las partes convocantes y convocados, exhibirán ante el conciliador, los documentos que los identifican y que acreditan la calidad con que actúan, tales como Documentos de identidad, Tarjetas Profesionales de Abogado, Certificados de Existencia y Representación legal, poderes especiales o generales según correspondan.
- Como tiempo de espera a las partes para iniciar la sesión, se dará un lapso de 15 minutos, transcurridos los cuales quedará a discreción del conciliador, la ampliación de este término para la celebración de la audiencia, o de la eventual programación de una nueva audiencia. La audiencia de conciliación es confidencial, por lo tanto, su asistencia está restringida a las partes, convocante y convocada, quienes podrán asistir acompañadas de sus apoderados y las personas invitadas por el Conciliador.
5. AUDIENCIA HIBRIDA
5.1. Ingreso a la sala y registro
Esta audiencia se regirá de manera similar a la metodología de la audiencia presencial y virtual, con la diferencia que para la audiencia en modalidad remota alguna de las partes y/o sus apoderados podrán asistir de manera virtual o presencial según sus necesidades.
- En caso de optar por adelantar la audiencia de modalidad virtual y una de las partes desee atender la diligencia de manera presencial, el Centro de Conciliación facilitará el espacio físico y los servicios necesarios para garantizar la conexión virtual y la adecuada participación en la audiencia.
- Las audiencias iniciarán puntualmente a la hora establecida. Se recomienda a las partes presentarte con al menos 15 minutos de anticipación.
- Al presentarse en el Centro de Conciliación, las partes deberán registrarse en la secretaría y/o en la sala principal de la audiencia virtual, indicando su rol en la audiencia (convocante, convocado, apoderado).
- Al ingresar a la sala, las partes deberán presentar al conciliador sus documentos de identificación y aquellos que acrediten su calidad de intervinientes, tales como cédulas, tarjetas profesionales, certificados de existencia y representación legal, y poderes según corresponda.
Se otorgará un tiempo de espera de 15 minutos para el inicio de la audiencia. Pasado este plazo, el conciliador decidirá si extender el tiempo o reprogramar la diligencia. La audiencia es confidencial y solo podrán asistir las partes, sus apoderados y quienes sean autorizados por el conciliador.
6. PRESENTACIONES
La sala de audiencias virtual cuenta con herramientas para la presentación de diapositivas en formato electrónico. Las partes interesadas en usar este servicio podrán solicitarlo al conciliador, antes o en el transcurso de la audiencia.
7. CÓDIGO DE CONDUCTA A SEGUIR PARA AUDIENCIAS VIRTUALES Y PRESENCIALES
- Es indispensable que los asistentes se comporten en forma debida, de modo que las audiencias puedan surtirse sin interrupciones y de manera respetuosa.
- Las partes guardarán debido respeto por las opiniones y propuestas de la contraparte, evitando lenguaje ofensivo, adjetivos calificativos y juzgamiento de comportamientos, además guardarán debido respeto por el conciliador y la dirección de la audiencia por parte de este.
- En aplicación del principio de confidencialidad está prohibido el uso de aparatos de grabación, en este sentido, no se levantan actas de las sesiones, estando permitido tomar apuntes y el uso de cualquier aparato electrónico para este fin (sin grabación) que no entorpezca el curso adecuado de las audiencias, ni vulnere el citado principio de confidencialidad.
- Los celulares deberán estar en modo de silencio durante todas las audiencias.
- Las intervenciones de las partes y sus apoderados, así como de los terceros invitados, deberán ajustarse a las reglas descritas en el presente protocolo.
8. DURANTE LA AUDIENCIA VIRTUAL, PRESENCIAL Y HIBRIDA
8.1. Intervenciones
- El conciliador dará inicio a la audiencia explicando el concepto, objeto, alcance y límites de la conciliación, así como los efectos de un acuerdo o desacuerdo.
- Si una parte está representada por un apoderado debido a su domicilio fuera de la ciudad o del país, este tendrá las mismas facultades que su poderdante. Si el apoderado solo acompaña a la parte, la intervención principal corresponderá a esta, salvo que le ceda la palabra. El conciliador podrá solicitar el retiro de los apoderados si obstaculizan el acercamiento de la conciliación entre las partes.
- El conciliador dirigirá la audiencia garantizando tiempos de intervención equitativos para el convocante y el convocado.
- Las partes deberán escuchar atentamente la intervención de la otra sin interrupciones, respetando el turno de palabra asignado por el conciliador.
8.2. Suspensiones
- La audiencia se llevará a cabo en una o varias sesiones, la suspensión de la audiencia debe contar con la aceptación de las partes y la sugerencia de suspensión puede provenir de éstas o del conciliador.
- En las suspensiones el Conciliador advertirá a las partes que de conformidad con el artículo 56 de la Ley 2220 de 2022, la suspensión de la prescripción o la caducidad, según sea el caso, operará desde la presentación de la solicitud de conciliación hasta por el término de tres (3) meses y será improrrogable.
- Reuniones privadas: durante las sesiones de la audiencia es posible suspender las mismas para llevar a cabo reuniones privadas entre partes o entre estas con el conciliador, consultar o generar espacios de acuerdo a las necesidades de las partes.
Este protocolo proporciona al conciliador una guía sobre las acciones a seguir tanto antes de comenzar la audiencia de conciliación como durante su desarrollo. Además, funciona como una herramienta metodológica para los conciliadores y usuarios del Centro de Conciliación Corprojusticia, estableciendo las etapas y procedimientos que deben llevarse a cabo en una audiencia de conciliación.
El fundamento jurídico del protocolo para la audiencia de conciliación: LEY 2220 DE 2022.
Este protocolo proporciona al conciliador una guía sobre las acciones a seguir tanto antes de comenzar la audiencia de conciliación como durante su desarrollo. Además, funciona como una herramienta metodológica para los conciliadores y usuarios del Centro de Conciliación Corprojusticia, estableciendo las etapas y procedimientos que deben llevarse a cabo en una audiencia de conciliación.
El fundamento jurídico del protocolo para la audiencia de conciliación: LEY 2220 DE 2022.
Descarga el protocolo de auciencia
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